Dentro de cualquier empresa medianamente grande existe una división encargada de gerenciar los procesos relacionados a los proyectos de la empresa en cualquier área de la misma, a esta se le conoce como gerencia de proyectos. La persona responsable de esta área se le conoce como gerente de proyectos y es el encargado de llevar la “gestión de proyectos”.
Podemos definir la gestión de proyectos como aquella parte dentro de la
organización que se encarga de la planificación, organización y control de los
recursos para alcanzar una meta especifica. Es importante que las
organizaciones cuenten con un proceso de gestión de proyectos bien definido
para garantizar la finalización exitosa de los proyectos.
Los
gerentes de proyecto juegan un papel fundamental en el éxito de cualquier
proyecto al brindar orientación y dirección durante todo el proceso. Son
responsables de garantizar que todas las tareas se completen a tiempo y dentro
del presupuesto, al mismo tiempo que gestionan los riesgos asociados con el
proyecto.
Si bien la gestión de proyectos se orienta más que todo a
las grandes empresas ¿Cómo puedo hacer para traer esas ideas a la pequeña y
mediana empresa? En este artículo estaré respondiendo esa interrogante y
además estaré explicando el proceso que conlleva la gestión de un proyecto.
Fases de la gestión de proyectos
Lo primero que debe hacerse en plantearse el proyecto en forma de una
“necesidad” a partir de aquí vamos planteando la forma como vamos a abordar
esa necesidad en el orden que sigue a continuación:
1
Establecer objetivos
En este punto definimos el estado en que deseamos estar al finalizar todo el
proceso, el producto que deseamos obtener, el servicio que deseamos brindar,
todo lo que al final nos lleve a dar una solución a la necesidad planteada.
2
Definir las tareas
Una vez enumerados los objetivos debemos decidir qué acción se debe realizar
para cumplir dichos objetivos, esto constituye una definición de tareas. Al
marcar esta definición se debe procurar ser bastante específicos en cuanto a
las tareas.
3
Asignar el rol y la responsabilidad
Ya definidas las tareas se debe buscar quien ejecute dichas tareas para ello
se debe seleccionar el personal adecuado en cuanto a su experticia, de igual
forma se debe marcar su responsabilidad a cumplir así como el alcance de su
trabajo.
4
Programar actividades
En este punto ya definidas las tareas y seleccionado el personal que va
ejecutar dichas tareas debemos programar esas actividades, es decir, poner de
manifiesto el momento en el cual se van a ejecutar dichas tareas así como la
duración de cada una.
5
Seguir el progreso
Con el fin de verificar la sucesión de la ejecución de las diversas
actividades que se están ejecutando, este proceso debe hacerse de forma
regular dependiendo de la magnitud de las tareas, pero siempre debe seguir el
progreso.
6
Evaluar los resultados
Aquí verificamos si el producto final es el esperado, comprobamos la calidad
del mismo y si es viable a nivel comercial, también se deben introducir
cambios en caso de ser necesario para garantizar una productividad combinado
con una alta calidad.
Metodologías y Herramientas para la gestión de proyectos
Existen muchas metodologías que son útiles para la gestión de proyectos pero
la mayoría son aplicables a las grandes empresas que tienen presupuestos
dirigidos a este campo pero las pequeñas y medianas empresas no cuentan con
ese capital para hacer grandes estudios de mercado y utilizar todas esas
herramientas para evaluar la factibilidad de un producto entonces aquí te
presento una alternativa útil.
Al hablar de metodología hacemos
referencia a escribir una guía o una receta de cómo se deben hacer las cosas
de la forma más específica y detallada posible de modo que cualquier persona
en un futuro lo pueda repetir.
Para comenzar se debe poner por
escrito los objetivos a alcanzar, seguidamente se van a detallar
cuidadosamente las tareas en el orden necesario se enumeran todos los
materiales y equipos necesarios para ejecutar dicha tarea posteriormente se
determina el personal que va a ejecutar tales tareas.
Con el
propósito de hacer un seguimiento se elabora un cronograma de trabajo,
ampliamente se utiliza el diagrama de Gantt para especificar la duración del
proyecto en sí, posteriormente se evalúan los resultados.
Nótese
que la metodología está en consonancia con las fases de la gestión de
proyectos y eso es lo que se busca que ambos vayan ligados de la mano ya que
la compresión de las fases aplicadas a tu modelo de negocio te dará las bases
para la implementación de la metodología.
Sin duda alguna un
tema que vale la pena seguir y que en el futuro estaré profundizando en él.
Eso es toda la información por ahora si tienes alguna duda puedes dejarla en
la sección de comentarios. Es todo por ahora será hasta una nueva
oportunidad.
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