Una empresa para poder funcionar adecuadamente debe tener una contabilidad sana. Ya sea que tu empresa o negocio sea desde auto empleado hasta tener una gran nómina de trabajadores, una cosa que debes tener en cuenta es mantener una buena contabilidad ya que esto depende mucho las acciones que la junta directiva pueda tomar en la empresa.
Se debe reconocer que la mayoría de los nuevos emprendimientos fracasan
es por no tener un control de las finanzas especialmente las que tienen
que ver con el nivel y la cantidad de gastos producidos. Toda empresa debe
llevar el registro de diario mayor y diario menor, esto con el propósito
de tener una idea clara de los conceptos que entran y salen de la
empresa.
Con el propósito de mejorar las finanzas se debe
llevar un registro detallado de cuáles son los gastos que genera la
empresa y diseñar las alternativas que permitan escoger, dentro de esas
alternativas, cual es la mejor, esto con el propósito de optimizar los
recursos y ayudar en los procesos. En este artículo estaré analizando
especialmente la importancia de mantener un control de gastos y la forma
de hacerlo.
¿Cómo calculamos los gastos?
Lo primero que debemos precisar es que existen dos tipos de gastos que son gastos fijos y los gastos variables. Los gastos fijos son aquellos que no sufren variación en cuanto a la periodicidad de los pagos estos gastos pueden ser entre otros: pago de salarios al personal que trabaja en la empresa, el pago del alquiler, hipoteca, seguro u otro conexo relativo al inmueble donde se encuentra la empresa; pago de servicios tales como la electricidad, agua, aseo, telefonía, internet, entre otros.
En cuanto a los gastos variables lo podemos definir como aquellos gastos
que su periodicidad no es fijo, por lo general este tipo de pagos son de
forma aleatoria e imprevista, aquí podemos incluir los pagos derivados de
alguna reparación o sustitución de algún equipo dañado. Cualquier gasto
que no sea fijo entra en esta categoría mas no entran los gastos derivados
de nuevas inversiones
Para poder calcular los gastos debemos en
primer lugar tomar los asientos de los gastos realizados y separarlos
entre gastos fijos y variables, seguidamente sumaremos todos los gastos
fijos y de forma separada lo hacemos con los variables, al final sumamos
ambos gastos y obtenemos el gasto final.
La importancia de llevar un control de gastos
Lo primero que debemos reconocer es que el control de gastos permite ver la forma en que se emplea el dinero en la empresa, al menos en lo referente a los gastos. Conocer esta información nos permitirá hacer recortes en aquellas cuestiones que no sean prioritarias para el desarrollo normal de las actividades.
Otro factor de importancia en el control de los gastos es que nos
permite ver y evaluar los movimientos de egresos para de esta forma
poder llevar un control de las finanzas adecuado. Cualquier desbalance
en las finanzas de una empresa trae como consecuencias perdidas
especialmente de capital o de liquidez, esto pone en aprietos a la
empresa y de no corregirse puede llevar a la quiebra.
Cualquier
forma que nos permita poder observar las finanzas de la empresa como un
todo nos permitirá poder tomas decisiones a tiempo y evitar desbalances
perjudiciales que ponen en peligro, no solo la integridad de la empresa,
sino que arrastra inversiones, y puestos de trabajo; por esto debemos
tomar en serio el control de gastos.
¿Cómo llevamos el control de los gastos?
Para llevar el control de los gastos debemos tener un libro (puede ser un cuaderno, libreta, una hoja de cálculo, en fin cualquier medio que nos permita guardar la información) donde asentar los gastos realizados, en caso de ser necesario indicaríamos el número de factura o algún comprobante.
En este libro asentaremos los siguientes datos:
Fecha: esto con
el fin de poder controlar los gastos por periodos de tiempo, ya sean gastos
diarios, semanales, quincenales, mensuales, etc.
Factura: en caso de haberla anotamos el número de factura o comprobante.
Descripción: anotamos una pequeña descripción del gasto que se realizó.
Monto: asentamos la cantidad de dinero que hemos gastado.
Acumulado: vamos sumando progresivamente los gastos que hemos realizado.
Cabe
destacar que es recomendado hacer un asiento para los gastos fijos y otro
para los gastos variables, sin embargo también pueden combinarse aunque se
debe señalar la naturaleza del gasto.
En conclusión llevar un
control de los gastos sin duda alguna mejorara todo el proceso gerencial de
tu empresa o negocio debido a que existirá un control especifico de la forma
como se está moviendo el dinero. Créeme tener un control de gastos te
permitirá mantener unas finanzas sanas y ser capaz de detectar fallas
rápidamente y diseñar estrategias para corregirlo. No hay nada mejor que una
empresa con buen estado financiero.
Esto es todo por hoy, espero
que esta información les haya sido de mucha utilidad. Ahora es tu turno dime
¿llevas un control de gastos en tu empresa o negocio? ¿Comprendes la
importancia de llevar el control de gastos? Déjame saber tu comentario
más abajo, disfruto de la opinión de otras personas. Si tienes alguna duda
déjala en la sección de comentarios, será hasta una próxima
oportunidad.
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